Rapportage

Na afloop van een evaluatieronde genereert het Perito platform automatisch de rapporten. Op deze pagina leest u hoe rapporten worden aangemaakt, hoe u ze kunt inzien en wat u ermee kunt doen.

Waar vindt u uw portaal?

Elke organisatie werkt in haar eigen Perito-omgeving. U bereikt die altijd via perito.website: klik in het menu bovenaan op Inloggen en kies uw organisatie of regio. U komt dan automatisch in de juiste omgeving terecht. Bewaar die pagina gerust bij uw favorieten.

Vult u daar uw e-mailadres in, dan ontvangt u een e-mail met een inloglink. Als deelnemer of rapporteigenaar heeft u geen wachtwoord nodig.

Wanneer wordt een rapport aangemaakt?

Het systeem genereert rapporten automatisch op de dag na de einddatum van de evaluatieronde. Dit gebeurt alleen als het minimaal benodigde aantal ingevulde vragenlijsten is behaald.

Minimale respons per instrument:

Als het minimum niet wordt gehaald, wordt er geen rapport gegenereerd. Dit is ter bescherming van de anonimiteit van de respondenten.

Wie kan het rapport inzien?

Rapporteigenaar: de persoon die als Rapporteigenaar aan de evaluatieronde is gekoppeld, kan het rapport inzien via het portaal. Bij de D-RECT en BLiNC is dit doorgaans de hoofd opleider. Bij de SETQ is dit de betreffende medisch specialist zelf.

Coördinator: als coördinator kunt u het rapport inzien als u daartoe geautoriseerd bent.

Gedeeld rapport: de rapporteigenaar kan het rapport tijdelijk delen met een collega. Die persoon kan het rapport dan eveneens inzien via het portaal.

Een rapport inzien

1. Log in op het portaal via de website of via de link in uw e-mail.
2. Ga naar het onderdeel Rapporten.
3. U ziet een overzicht van alle rapporten waartoe u toegang heeft.
4. Klik op het gewenste rapport om het te openen.

Rapport niet zichtbaar? Loop dan de volgende punten na.

1. Log opnieuw in. Het rapport verschijnt in uw portaal op de dag na de einddatum van de evaluatieronde. Was u daarvóór voor het laatst ingelogd, dan stond het er tijdens uw laatste bezoek nog niet.
2. U ontvangt niet altijd bericht. Of er automatisch een e-mail uitgaat zodra een rapport klaarstaat, verschilt per evaluatieronde. Geen e-mail ontvangen betekent dus niet dat er geen rapport is.
3. Controleer uw e-mailadres. Log in met hetzelfde e-mailadres als waarop u de uitnodiging heeft ontvangen.
4. Controleer of u Rapporteigenaar bent. Alleen de Rapporteigenaar ziet het rapport in zijn portaal. Is dat niet het geval? Neem contact op met uw coördinator. De coördinator kan u alsnog als Rapporteigenaar toevoegen via de knop Deelnemers bij de evaluatieronde.

Staat het rapport daarna nog steeds niet in uw portaal? Neem dan contact op met de supportafdeling.

Checklist voor coördinatoren

Meldt een deelnemer dat hij zijn rapport niet ziet? De eerste drie punten kunt u zelf nakijken in de beheeromgeving.

1. Staat de evaluatieronde op afgelopen? Ga naar Evaluaties en zoek de betreffende evaluatieronde op.
2. Is het rapport aangemaakt? Open de evaluatieronde en ga naar het tabblad Rapporten. Daar ziet u per rapport de datum waarop het is aangemaakt.
3. Heeft de deelnemer de juiste rol? Open de persoon in het Ledenbeheer en controleer bij Level of de juiste functie is ingesteld, bijvoorbeeld Medisch specialist.
4. Heeft de deelnemer sindsdien ingelogd? Dit kunnen wij voor u nakijken. In de praktijk is dit de meest voorkomende verklaring: het rapport staat klaar, maar de deelnemer heeft na het aanmaken ervan niet meer ingelogd.

Maak geen tweede rapport aan zolang het eerste in de lijst staat — dubbele rapporten moeten wij handmatig verwijderen. Kloppen de eerste drie punten en ziet de deelnemer het rapport nog steeds niet? Neem dan contact met ons op.

Een rapport delen

Via het portaal kunt u uw rapport tijdelijk delen met een collega. Dit is handig voor coaching- of reflectiegesprekken, of voor overleg met een leidinggevende.

1. Open het rapport in het portaal.
2. Klik op de optie om het rapport te delen.
3. Voer het e-mailadres in van de persoon met wie u wilt delen.
4. De persoon ontvangt toegang en kan het rapport inzien via het portaal.

De deling is tijdelijk — na verloop van tijd vervalt de toegang automatisch.

Een rapport downloaden

U kunt rapporten downloaden als PDF-bestand. Open het rapport in het portaal en gebruik de downloadfunctie.

Veelgestelde vragen over rapportage

Het rapport is niet gegenereerd na de einddatum. Hoe kan dat? Waarschijnlijk is het minimaal benodigde aantal ingevulde vragenlijsten niet gehaald. Controleer de voortgang van de evaluatieronde. U kunt eventueel de einddatum verlengen om meer reacties te verzamelen. Is de evaluatieronde al afgesloten? Dan kunt u deze heropenen door de einddatum op een datum in de toekomst te zetten. Op de dag na de nieuwe einddatum wordt het rapport opnieuw aangemaakt.

Kan ik het rapport eerder ontvangen dan de einddatum? Het rapport wordt standaard gegenereerd op de dag na de einddatum. In uitzonderlijke gevallen kan de supportafdeling een rapport handmatig genereren. Neem hiervoor contact met ons op.

Ik ben rapporteigenaar maar kan het rapport niet vinden. Controleer of u bent ingelogd met het juiste e-mailadres. Log opnieuw in via het portaal. Ziet u het rapport nog steeds niet? Neem contact op met de supportafdeling.

Ik heb geen e-mail gekregen dat mijn rapport klaar is. Of er automatisch bericht uitgaat zodra een rapport is aangemaakt, verschilt per evaluatieronde. Geen bericht ontvangen betekent dus niet dat er geen rapport is. Log in op uw portaal en kijk onder Rapporten.

Kan ik zien wie de vragenlijst heeft ingevuld? Nee. De anonimiteit van respondenten is gewaarborgd. U kunt wel zien hoeveel vragenlijsten er zijn ingevuld, maar niet door wie.

Het rapport bevat onjuiste gegevens. Wat moet ik doen? Neem contact op met de supportafdeling. Wij onderzoeken de oorzaak en corrigeren het rapport indien nodig.

Kan ik een afdelingsrapport opvragen? Voor sommige instrumenten (zoals de SETQ) is het mogelijk om naast individuele rapporten ook een afdelingsrapport te genereren. Neem hiervoor contact op met de supportafdeling.