Opzetten TeamQ

De TeamQ is een gevalideerd evaluatie-instrument dat de samenwerking binnen de opleidingsgroep in kaart brengt. Alle leden van de opleidingsgroep vullen de vragenlijst in, ook de hoofd opleider: 48 stellingen verdeeld over 8 samenwerkingsaspecten — opleidingstaken, samenwerken, besluiten nemen, leiderschap, feedback, resultaten, individueel opleiden en actief leren.

Het aspect leiderschap gaat over de rol van de hoofd opleider (en eventueel de plaatsvervangend opleider). De overige aspecten gaan over de opleidingsgroep als geheel. De antwoorden worden anoniem samengevoegd tot één groepsrapport; de hoofd opleider ontvangt daarnaast een rapport met meer detail over de eigen rol. De TeamQ is dus geen beoordeling van individuele stafleden.

Hieronder leest u stap voor stap hoe u een TeamQ evaluatieronde opzet.

Voordat u begint: zorg ervoor dat alle medisch specialisten in het systeem zijn ingevoerd. Is dat nog niet het geval? Ga dan eerst naar Beheren afdeling om de personen toe te voegen.

Open het tabblad Evaluatierondes om te beginnen.

Stap 1. Nieuwe evaluatieronde aanmaken

Klik op Nieuwe evaluatieronde toevoegen.

• Bij Variant kiest u voor de TeamQ. Klik op Volgende.
• De startdatum staat standaard op vandaag. Pas deze aan indien gewenst. Doe hetzelfde voor de einddatum.
• Met de optie Houd mij op de hoogte via e-mailmeldingen ontvangt u een bericht wanneer iemand de vragenlijst heeft ingevuld en wanneer de evaluatieronde is afgerond. Schakel deze optie uit als u dit niet wenst.

Stap 2. E-mailschema instellen

Ga naar het tabblad E-mail bovenin.

• Kies het e-mailsjabloon TeamQ_uitnodiging. Klik op de knop rechts om een voorbeeld te bekijken.
• Schakel Automatische uitnodiging in om de uitnodigingsmails automatisch te laten versturen. Kies vervolgens de gewenste optie.
• Kies het herinneringssjabloon TeamQ_reminder. Bekijk eventueel het voorbeeld.
• Schakel ook Automatische herinnering in en kies de gewenste interval.
• Klik op Volgende.

Stap 3. Hoofd opleider(s) toevoegen

U bent nu bij Te beoordelen personen. Hier voegt u de hoofd opleider toe, en eventueel de plaatsvervangend opleider. Dit onderscheid dient er alleen voor om vast te leggen op wie het samenwerkingsaspect leiderschap betrekking heeft en wie het rapport met extra detail over de eigen rol ontvangt. Zij ontvangen zelf ook gewoon een uitnodiging om de vragenlijst in te vullen.

• Zoek in de boomstructuur links naar de juiste afdeling.
• Klik bij Medisch specialisten op het plusteken rechts van de hoofd opleider om deze persoon toe te voegen. Voeg eventueel ook de plaatsvervangend opleider toe.
• Klik op Volgende.

Stap 4. Overige stafleden toevoegen

U bent nu bij Overige deelnemers. Dit zijn de overige leden van de opleidingsgroep die de TeamQ invullen.

• Zoek in de boomstructuur links naar de juiste afdeling.
• Klik bij Medisch specialisten op het plusteken rechts. Hiermee worden alle specialisten in deze groep in één keer toegevoegd.
• Belangrijk: verwijder de hoofd opleider (en eventueel de plaatsvervangend opleider) die u in de vorige stap al heeft toegevoegd. Klik op het minteken naast hun naam. Zij ontvangen hun uitnodiging via de vorige stap.
• Klik op Volgende.

Stap 5. Afronden

Klik op Evaluatierondes aanmaken om de evaluatie te starten.

De uitnodigingsmails en herinneringen worden automatisch verstuurd volgens het ingestelde schema. Op de dag na de einddatum wordt het TeamQ rapport automatisch gegenereerd.

Let op: er gaat geen automatische e-mail naar de hoofd opleider wanneer het rapport beschikbaar is. Informeer de hoofd opleider hier zelf over. Controleer tevens of het Niveau in het Ledenbeheer van de hoofd opleider correct is ingesteld, want dit bepaalt of hij of zij het rapport kan inzien.

Rapport

Op de dag na de einddatum genereert het systeem automatisch het TeamQ rapport. Dit is één groepsrapport voor de hele opleidingsgroep, met per samenwerkingsaspect een samenvatting en daarnaast de resultaten per stelling. De hoofd opleider krijgt een rapport met extra detail over de eigen rol en kan dit bekijken via het portaal.

Veelgestelde vragen over de TeamQ

Hoe lang loopt een evaluatieronde standaard? De startdatum staat standaard op vandaag en de einddatum op één maand later. Beide data kunt u naar wens aanpassen.

Kan ik achteraf deelnemers toevoegen of verwijderen? Ja. Klik op Deelnemers bij de betreffende evaluatieronde om personen toe te voegen of te verwijderen.

Kan ik als coördinator meldingen ontvangen? Ja. Met de optie Houd mij op de hoogte via e-mailmeldingen ontvangt u een bericht bij elke ingevulde vragenlijst en bij het afronden van de evaluatieronde.

Beoordelen de stafleden met de TeamQ de hoofd opleider? Nee. De TeamQ evalueert de samenwerking binnen de opleidingsgroep als geheel. Alleen het aspect leiderschap gaat specifiek over de rol van de hoofd opleider.

Vult de hoofd opleider de TeamQ zelf ook in? Ja. Alle leden van de opleidingsgroep ontvangen een uitnodiging, ook de hoofd opleider en de plaatsvervangend opleider. Dat zij in stap 3 apart worden toegevoegd, is alleen om onderscheid te kunnen maken in de rapportage.